网站首页 红色孵化 中心动态 人才政策 就业服务 企业家交流平台 双创平台 税法服务 示范基地
您所在的位置:首页 >> >> 文章内容

6个指标检视这个会议还需要 开吗?

发布日期:2016-06-02

有碰过这样的场景吗?星期一早晨,半数团队人员迟迟走进会议室参与每周例会。有些人靠咖啡提神,有的人偷瞄手机;会议开始了,但你发现其实没有什么重要的事,会有这 个会议,只是因为每周一早上就是有例会。


有时候,最棒的会议就是取消的会议,原因在于,这些会议没有生产力,是在浪费所有人的时间;但这类会议仍旧存在,因为 公司就是得开会。而在Aha!,我们尽可能地减少会议,真要开会之时,也会有明确目标和时程表。


如果你希望能减少会议,也不想浪费任何人的时间,可以使用下列问 题,决定要不要取消你正打算召开的会议:


1、这场会议有明确目标吗?


如果你想不出来会议的目标,你很可能是为了开会而开会。你应该要能用一 句话描述你想在会议结束后达成的目标。


2、订出议程了吗?


如果你还没有思考议程,请写下会议中需要讨论哪些事、得做出哪些决定,并与其他人 分享,否则会议可能会偏往意外的方向,让它失去生产力。


3、其他人有机会发言吗?


最棒的会议应该要充满活力、鼓励每个人参与。但如果只有你 在说话,改用电子邮件或团队聊天软体来传达讯息,反而可以更有效率地传达同样的资讯。


4、你是否思考过相关成本?


就算你是使用自己的会议室 ,会议也不是完全没有成本。如果你打算让整个团队离开手上的工作一小时,请确定每位成员都有出席的必要。


5、大部分参与者都能参加会议吗?


重要的与会者是否能到场、让你得完成会议目标或下决策?如果关键人员不在办公室,还不如延后会议。


6、你有办法遵守时程表吗?


准时开会、准 时结束会议,让所有人都有理由专心开会,而且会议的时间愈短愈好。没法准时开始、仿佛永远不会结束的会议,必定没有生产力。


如果你对前述的问题的答案大多是「 否」,你或许应该先取消会议,好好准备之后再召开会议;优质的会议需要计画和纪律。会议不是独角戏,应该要让每个人参与讨论、有所贡献才是。


会议是非常重要的 强大工具,如果只在必要之时使用,也会让它更有效率。记得好好计画下一次会议,并使用前述问题确保它的生产力,不要浪费团队成员的时间。